Communicatieboodschap

Iedereen communiceert. Bewust of onbewust zenden we allemaal signalen uit. Voor iedereen is communicatie heel erg belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan een vakantie in een warm land waarvan u de taal niet beheerste. Hoe moeilijk is het dan om u verstaanbaar te maken? Voor eenieder is communicatie van cruciaal belang voor het succes. Maar wat wordt nou bedoeld met communicatie? En hoe breng je een communicatieboodschap duidelijk over? Op deze pagina zullen we dit uitleggen.

Definitie communicatie

Er zijn verschillende definities van communicatie. Sommigen zijn gericht op de verbinding tussen mensen, het overbrengen van een boodschap, verbale- of nonverbale interactie.

Grofweg wordt bij communicatie (bewust of onbewust) een boodschap overgebracht van een zender naar een ontvanger. Deze boodschap kan via verschillende kanalen bij de ontvanger aankomen. Dit kan via bijvoorbeeld de stem zijn in een gesprek, maar ook via andere kanalen als telefoon, internet, televisie, radio, kranten, weekbladen, vakbladen, advertenties, maar ook via een cd-rom, brochures, etc.

Communiceren is het proces waarin de zender een boodschap stuurt naar een ontvanger. Hoe die boodschap wordt opgevat, hangt samen met vier onderstaande aspecten die een rol spelen bij het ‘decoderen’ van boodschappen.

[communicatiemodel van Schultz van Thun invoegen: zender, ontvanger, boodschap, ruis, expressie, appèl]

Boodschap –> zender –> coderen –> kanaal –> decoderen -> ontvanger

Communicatieboodschap met ruis

Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe ruis. Externe ruis wordt veroorzaakt door het communicatiemiddel. Een slechte telefoonlijn zorgt bijvoorbeeld eerder voor onbegrip. Dit zijn externe factoren die ervoor zorgen dat er ruis ontstaat. Het enige dat u daaraan kunt doen is zorgen voor een betere telefoonlijn en een rustige ruimte.

Het decoderen van deze aspecten, met daarbij ook nog eens rekening houdende met het referentiekader, zorgt voor interne ruis. Als een zender de gedachten of gevoelens in zijn hoofd wil communiceren aan de ontvanger, moet hij deze omzetten in woorden, lichaamstaal of beelden – het coderen. De ontvanger moet vervolgens het omgekeerde doen. In beide gevallen kan het zijn dat iemand daar niet sterk in is. Het referentiekader speelt een enorme rol bij de interpretatie van een boodschap, waardoor dingen anders overkomen dan de bedoeling was. Maar als u rekening houdt met de 4 aspecten zoals hieronder beschreven, dan kunt u de interne ruis minimaliseren.

Communicatieboodschap met interne ruis verminderen

Communicatieboodschap met het zakelijke aspect

Het zakelijke aspect is het eerste aspect waar u rekening moet houden bij het verminderen van interne ruis. Dit is de feitelijke informatie; het inhoudelijke onderwerp van gesprek, zonder rekening te houden met intonatie en manier waarop de boodschap wordt overgebracht. Bij geschreven communicatie ligt het accent sterk op dit aspect. Het nadeel hiervan is dat de ontvanger alle ruimte krijgt om de woorden op zijn manier te interpreteren en er zelf een intonatie bij te bedenken.

Tips voor het verminderen van communicatieboodschap met interne ruis:

  • Eenvoud van stijl: houd de communicatieboodschap logisch, duidelijk en begrijpelijk.
  • Structuur: structuur en opbouw. Zorg voor een logische volgorde.
  • Bondigheid: kom tot de kern van de boodschap. Draai er niet omheen.
  • Aantrekkelijkheid: breng het verhaal boeiend en aantrekkelijk. Houd de aandacht van de ontvanger vast.

Communicatieboodschap met het expressieve aspect

Wat een zender communiceert en hoe dat gebeurt, is allemaal een uiting van de zender. Het is een expressie van iets wat in de zender leeft. Bijvoorbeeld hoe betrokken de zender is bij het onderwerp. Dit kan zowel bewust als onbewust gebeuren. Het geeft ook aan hoe de zender over de boodschap denkt en hoe de ontvanger het moet opvatten, bijvoorbeeld letterlijk en serieus, of juist sarcastisch.

In zakelijke communicatie moet altijd gestreefd worden naar congruentie (overeenkomst) tussen verbale en non-verbale communicatiesignalen. Cynisme en sarcasme kunnen humoristisch zijn, maar komen de duidelijkheid van een boodschap vaak niet ten goede.

Communicatieboodschap met relationele aspect

Dit aspect gaat over de onderlinge posities, over de verhouding tussen zender en ontvanger. Zowel formeel als informeel. Als de onderlinge (hiërarchische of persoonlijke) positie erg doorspeelt  in de boodschap, kan er een discussie ontstaan die niet meer over het onderwerp zelf gaat, maar ok de verhouding tussen twee personen. Het is het veiligst om in onbekende gevallen de persoon te benaderen volgens de etiquette. Het is belangrijk dat uw gesprekspartner zich op zijn gemak voelt.

Communicatieboodschap met appellerend aspect

Uw boodschap heeft een doel, u wilt de ander ergens toe bewegen of van overtuigen. u doet een appèl op de ander, een beroep op de ander, omdat u iets gedaan wilt hebben. Er is een verschil tussen een expliciet appellerende boodschap en een verborgen appellerende boodschap. Een expliciet appellerende boodschap is bijvoorbeeld: ‘Doe de deur even dicht’. Bij een verborgen appellerende boodschap brengt u de boodschap anders, bijvoorbeeld: ‘vind je het hier ook zo tochten?’ Met de bedoeling dat de ander het opvat als een verzoek om de deur te sluiten. In dit geval is het nog duidelijk, maar soms is het voor de ontvanger niet in te schatten wat het verborgen appèl is. Enkele vormen van verborgen appellerende boodschappen zijn stille hints, suggestieve formuleringen, selectieve voorbeelden, en schijnassociaties. Dit kan, zeker als de boodschap verder vaak blijft, leiden tot misverstanden. Wees dus duidelijk in de formulering van je boodschap.

U heeft kunnen lezen dat communicatie via zeer verschillende kanalen kan lopen en dat het van belang is om een boodschap zo duidelijk mogelijk te formuleren en over te brengen op de ontvanger om communicatie met ruis te voorkomen. Belangrijk bij het communiceren is dat u een eenduidige boodschap overbrengt. Dit kan via verschillende kanalen. Deze kanalen moeten complementair aan elkaar zijn. Ze moeten elkaar aanvullen. Zorg ervoor dat u eenduidig bent.

Communicatie met een boodschap

Lijnrecht adviseert u hoe u uw boodschap het beste kunt formuleren en via welke kanalen uw boodschap het beste verzonden kan worden. Wij houden hierbij rekening met uw organisatie, uw klanten/doelgroep en met uw concurrenten. Deze samen met onze creatieve mensen, leidt ertoe dat uw boodschap overkomt zoals bedoeld. Merkbaar zichtbaar!

Bel mij terug Ik wil kennis maken