Verlichting van werkdruk

Heb jij ook altijd het gevoel dat je tijd tekort komt. Een telefoontje hier, een mailtje daar, vergaderingen, afspraken, weer een telefoontje, het houdt niet op. Door je dag goed in te delen kun je efficiënter werken en meer bereiken: timemanagement!

---

De sleutel om vooruit te komen is per etmaal acht uur te reserveren voor werken en acht uur voor slapen en ervoor te zorgen dat dit niet dezelfde uren zijn!

Tips voor goed timemanagement

• Plan je werkzaamheden en stel prioriteiten.
• Stel geen belangrijke (onaangename) taken uit. Dat vermindert je creativiteit en prestatievermogen.
• Pauzeer voldoende.
• Probeer alles wat onmiddellijk moet gebeuren meteen af te handelen.
• Werk aan één taak tegelijk en zorg voor een overzicht van andere taken.
• Sluit bij een belangrijke klus de deur van je kantoor. En geef aan dat je een bepaald uur die dag wel te spreken bent.
• Delegeer routinematige en eenvoudige klussen.
• Doe niet alles zelf! Als je een paar keer goed uitlegt hoe een klus gedaan moet worden, kan iemand anders de klus net zo snel.
• Plan tijd in voor storingen.
• Zorg voor minder papier.
• Maak geen lange nota's.
• Selecteer je post meteen. Wat je niet deze week behandelt, kan meteen weg. Slechts15% van een archief wordt ooit nog bekeken.
• Zorg dat de inkomende stroom informatie zo klein mogelijk wordt, laat je van allerlei onnodige verzendlijsten verwijderen.
• Behandel bij binnenkomst post en e-mail. Bewaar geen stapels.
• Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering.
• Stuur geen CC's of BCC's naar iedereen van elke e-mail.
• Ga op een cursus snellezen.
• Beperk het aantal vergaderingen.
• Plan vergaderingen aan het eind van de dag of voor de lunch.
• Stel een eindtijd vast.
• Maak vooraf agendapunten.
• Formuleer een duidelijk doel.
• Vergeet de rondvraag, die had bij de agendapunten moeten staan!
• Beperk ad hoc telefoontjes en e-mailberichten.
• Plan vaste telefoneer tijden.
• Zet je mobiel tijdens vergaderingen en grote klussen uit.
• Houd telefoongesprekken kort.
• De telefoon is niet dringend en ook op iedere nieuwe e-mail hoef je niet onmiddellijk te reageren. Handel telefoontjes en e-mailberichten achter elkaar af.
• Organiseer je bureau en hoofd.
• Zorg voor een leeg bureau. Alleen de activiteit waarop je dat moment aan werkt, ligt in het zicht. Op deze manier is er overzicht en word je niet afgeleid.
• Maak een to-do-lijst. Zo hoef je niet meer alles te onthouden. Streep af wat gedaan is, zo volg je je successen.
• Koop mappen met het alfabet erop en nummers en maak een map voor onderhanden werk. Maak verder mappen naar behoeften. Op deze manier kun je snel alles terugvinden.
• Zorg dat je persoonlijke archief georganiseerd is.
• Je hebt zo minder tijd nodig voor het zoeken en het archiveren gaat veel sneller.
• Hak enorm grote taken in kleine stukken.
• Het is lastig om bij grote taken of projecten voortgang te zien. Hak daarom zo'n taak in hapklare brokken.

"Wat betekent 'ja' als je geen 'nee' kunt zeggen?"